Die docu-fix GmbH mit Sitz in Offenbach am Main ist ein Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung von Dokumentenmanagement-Lösungen und Scandienstleistungen spezialisiert hat. Ihr Leistungsspektrum umfasst die Digitalisierung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten in digitaler Form sowie das Einbinden von digitalen Signaturworkflows und das Einscannen verschiedenster Dokumentengattungen.
Durch maßgeschneiderte Lösungen unterstützt die docu-fix Unternehmen dabei, die Effizienz ihrer Kunden zu steigern und Kosten zu senken, indem papierbasierte Prozesse durch digitale Workflows ersetzt werden. Dies ermöglicht es den Kunden, Dokumente sicher zu speichern, zu organisieren und einfach darauf zuzugreifen, was die Produktivität erhöht und die Arbeitsabläufe optimiert. Die Dienstleistungen der Docu-fix sind branchenneutral einsetzbar, ob es sich um die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement, die Personalakte oder die Reisekostenabrechnung handelt.
Das interne Team für Scandienstleistungen der docu-fix ist auf die sichere und zuverlässige Erfassung sowie digitale Aufbereitung wichtiger, wertvoller und gesetzlich vorgeschriebener Dokumente spezialisiert. Dabei bietet das Unternehmen Scan-Services sowohl in den Räumlichkeiten des Kunden als auch in den eigenen Einrichtungen an und ist in der Lage, jegliche Art von Dokumenten zu erfassen und zu verarbeiten. Im Interview mit dem Digital Future Mag spricht Maurizio Pittello, Managing Director der docu-fix GmbH, über die enormen Vorteile einer gut organisierten Dokumentenmanagement Strategie, die Vereinfachung der Arbeitsprozesse und die Auswirkungen auf die Digitalisierung von Unternehmen.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Pittello: Dokumentenmanagement ist keine Raketenwissenschaft. Wie kann eine gute DMS-Strategie dennoch dazu beitragen, die Arbeitsprozesse der Kunden zu vereinfachen?
Maurizio Pittello: Das ist meiner Meinung nach nicht pauschal zu beantworten. Grundsätzlich kann eine gute DMS-Strategie die Arbeitsprozesse der Kunden vereinfachen, indem sie die Dokumentenverwaltung effizienter und sicherer gestaltet. Weiter ermöglicht eine gute DMS-Strategie es den Kunden, ihre Dokumente schnell zu finden, zu bearbeiten, zu teilen und zu archivieren, ohne sich um Papierkram oder Speicherplatz kümmern zu müssen. Eine gute DMS-Strategie hilft auch, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Datenqualität zu verbessern. Hier steckt vielleicht nicht unbedingt eine Raketenwissenschaft dahinter, aber viel Musik für Einsparung und Verbesserung. ;_)
DIGITAL FUTUREmag: Inwiefern hat sich die Digitalisierung von Dokumenten auf die Effizienz und Produktivität Ihrer Kunden ausgewirkt, insbesondere hinsichtlich der Arbeitsabläufe?
Maurizio Pittello: Die Digitalisierung von Dokumenten hat die Effizienz und Produktivität unserer Kunden erheblich gesteigert, indem sie den Zugriff, die Speicherung und die Weitergabe von Informationen erleichtert hat. Unsere Kunden können nun ihre Dokumente schneller und sicherer verwalten, bearbeiten und verteilen, ohne sich um Papierkram oder physische Speichermedien kümmern zu müssen. Dies hat zu einer Verbesserung der Arbeitsabläufe, einer Reduzierung von Fehlern und einer Erhöhung der Kundenzufriedenheit geführt.
DIGITAL FUTUREmag: Wie reagieren Unternehmen auf die von Ihnen angebotenen Lösungen zur Vereinfachung ihrer Arbeitsprozesse und wie profitieren sie davon?
Maurizio Pittello: Das erste Feedback der Kunden nach Umsetzung unserer Projekte ist in der Regel mit vielen Fragen behaftet. Das System bringt viele neue Funktionen mit sich, die Arbeitsweise ändert sich ab dem ersten Tag. Da wir unsere Kunden jedoch stets während und nach der Umsetzung begleiten, lösen sich viele Nachfragen nach sehr kurzer Zeit auf und die Effektivität, beispielsweise beim klassischen Ablegen, Suchen und Finden, spüren die User unmittelbar. Der Profit liegt am größten bei den zeitlichen Ressourcen, die man durch ein DMS dazu gewinnt. Also mehr Zeit für andere, wichtigere Aufgaben.
DIGITAL FUTUREmag: Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Implementierung von DokumentenmanagementLösungen und wie gehen Sie damit um?
Maurizio Pittello: Die größte Herausforderung liegt immer darin, das Personal und die Mitarbeiter/User von Beginn an abzuholen und nicht bei einem solchen Veränderungsprozess außen vor zu lassen. Oft genug scheitern DMS Projekte daran, dass die Belegschaft nicht abgeholt worden ist und das Projekt nicht gelebt wird. Unsere Herangehensweise sieht immer so aus, dass wir vor Beginn der Umsetzung kleine Gruppen mit sogenannten Key-Usern bilden, beispielsweise in der Buchhaltung und diese erst vollständig schulen. Erst wenn diese das System und Abläufe für flüssig und reibungslos befinden, gehen wir dann in die Umsetzung mit allen Anwendern. Mit diesem System erleben wir eine äußerst gute Akzeptanz und Bereitschaft.
DIGITAL FUTUREmag: Welche Rolle spielen Sicherheitsund Datenschutzaspekte bei der Einführung von Dokumentenmanagement-Lösungen?
Maurizio Pittello: Das ist eine wichtige und gute Frage. Sicherheits- und Datenschutzaspekte sind wichtige Faktoren bei der Einführung von Dokumentenmanagement-Lösungen. Diese Lösungen ermöglichen die digitale Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten in einer Organisation. Dabei müssen die gesetzlichen Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten und vertraulicher Informationen eingehalten werden. Außerdem müssen die Lösungen vor unbefugtem Zugriff, Manipulation oder Verlust geschützt werden. Daher sollten die Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen hohe Standards an die Sicherheit und den Datenschutz ihrer Produkte und Dienstleistungen stellen.
DIGITAL FUTUREmag: Wie sehen Sie die Zukunft des Dokumentenmanagements und welche Entwicklungen erwarten Sie in Bezug auf die Vereinfachung von Arbeitsprozessen durch Digitalisierung?
Maurizio Pittello: Ich sehe in Deutschland noch großes Potenzial für spannende und herausfordernde Projekte im DMS Umfeld. Das ist gut für uns Dienstleister, denn es gibt viel zu tun. Spannend wird es außerdem, wenn das DMS sich mit anderen Softwaretools verknüpfen muss, um einen Datentransfer ohne Verluste zu schaffen. Weiter kommen Aspekte hinzu, wie den elektronischen Datenaustausch zu gewährleisten und diesen Prozess mit einem DMS zu verknüpfen. Beispielsweise das Thema X-Rechnung, Zugpferd & Co. Die gesetzliche Grundlage für dieses Vorhaben auf Basis des Wachstums-Chancen-Gesetzes steht bereits in den Startlöchern.
DIGITAL FUTUREmag: Einer ihrer wichtigsten Partner ist DocuWare. Was zeichnet die Kooperation und Zusammenarbeit aus und warum haben Sie sich für das Unternehmen entschieden?
Maurizio Pittello: DocuWare ist der DMS Anbieter mit der größten Erfahrung am Markt und bietet eine sehr stabile Cloud-Lösung an. Wir spüren, dass gerade große Unternehmen und Konzerne mittlerweile eine „Cloud-First“- Strategie verfolgen. Hierbei ist es unerlässlich für uns, den richtigen Partner an der Seite zu haben. Diesen haben wir mit DocuWare gefunden. Auch bietet der DocuWare Professional Support immer einen gewissen Rückhalt, wenn es denn mal zu komplexen IT-Umgebungen bei Kunden kommt und hier der Hersteller mit gefragt ist.
DIGITAL FUTUREmag: Besten Dank für das spannende Gespräch.
Das Interview wurde geführt und zur Verfügung gestellt vom DIGITAL FUTUREmag, dem Magazin für die Digitale Transformation im Mittelstand, und ist in der Ausgabe 18/2024 erschienen.
